"אי אפשר לנהל ככה את הישיבה!"
כולנו שמענו את המשפט הזה לא מעט פעמים בפגישות מרובות משתתפים. בעיקר אם מדובר בפגישות 'היברידיות', כלומר פגישות בהן חלק מהמשתתפים בכלל לא נוכחים, אלא מחוברים מרחוק ב- Microsoft Teams ,Zoom או דומיהן. כל מי שנכח בפגישות 'היברידיות' מכיר היטב את התחושה. ניתוק ממרכז האנרגיה, קושי לעקוב אחר מה שקורה בחדר ולהיות חלק מהשיחה.
מסתבר שמה שעובד מעולה בפגישות וידאו אחד על אחד, עובד פחות טוב בפגישות מרובות משתתפים. זה בדר"כ מתחיל טכני לגמרי. בתחילת הפגישה עסוקים רק בלוודא שהמחשב דולק ותקין. שהמסך מחובר. שהמצלמה בחדר הישיבות עובדת. ושמי שמחובר מרחוק, רואה ושומע את מה שקורה בחדר. אבל גם אם צלחנו את זה, די מהר כשמתחילה הפגישה מתעוררים הקשיים.
כמה פעמים אפשר לשאול "מה? לא שמעתי"
במקרים רבים המשתתפים המרוחקים מרגישים אאוטסיידרים. הם רואים ושומעים רק חלק ממה שקורה. לעיתים מפספסים חלק מהדברים. לא מצליחים להשחיל מילה, או מוסחים בגלל אירועים שמתחוללים היכן שהם נמצאים.
רגעים כאלה עלולים לגרום לאי הבנות, חוסר סנכרון וטעויות מקצועיות. גם אם כבר יש בחדר הישיבות מצלמת וידאו איכותית, היא במקרים רבים לא מציגה ל"מרוחקים" את מה שמופיע על המסך הגדול בחדר הישיבות. והם כמובן גם לא יכולים לראות היכן הדובר מצביע על המסך, כשהוא עושה שימוש בפוינטר לייזר.
"מי מדבר עכשיו?"
כשחדר הישיבות מלא בנוכחים, לא כולם מצליחים "להיתפס בעדשת המצלמה". אלה שיושבים קרוב למצלמה עלולים להסתיר את המשתתפים האחרים. כך קורה שהמשתתפים המרוחקים, לעיתים בכלל לא רואים את הדובר. ואם אנחנו לא רואים מי מדבר, אנחנו עלולים לאבד עניין.
הבעיה מחמירה אם נרצה להציג משהו ויזואלי במהלך הפגישה. זה יכול להיות תכנית אדריכלית, או מוצר פיזי שרק סיימנו לפתח (כמו אביזר פרסומי תלת מימד, שמחלקת השיווק שוקלת להכניס לרשת החנויות). היכולת לראות דרך מצלמת הוידאו, מוצר פיסי שמונח על השולחן, תמיד מוגבלת יותר ממבט בלתי אמצעי. בוודאי אם מדובר במוצר מורכב בעל פרטים רבים.
איפה אתה, אתה פה?
גם המרחק מהמיקרופון מהווה גם פרמטר משמעותי שעלול לפגוע באיכות השמע. זה לא רק ש"ההיברידים" המרוחקים מתקשים לשמוע את מי שיושב בסוף השולחן. אלא שהם גם שומעים פחות טוב את מי שמסתובב בחדר, או סתם מפנה את גבו למיקרופון.
התרחישים הללו לא מתרחשים רק בישיבות מרובות משתתפים. מספיק שבפגישה נוכחים ארבעה אנשים ועוד אחד "מרחוק", כדי שהאחרון יאבד פוקוס.
ארגונים רבים כבר זיהו את הבעייתיות בפגישות כאלה, ומזהים את הפגיעה בתפוקות. הם מנסים לפתור את הבעיות באמצעות הדרכות משאבי אנוש. הדרכות שמעניקות כלים התנהגותיים ל"איך לנהל ישיבה היברידית". ארגונים אחרים הודיעו על ימי עבודה קבועים שבהם כולם חייבים לעבוד מהמשרד. אלה שגם זה יוצר בעיות טכניות ולוגיסטיות אחרות ופוגע, לעיתים, באנרגיה ובמוטיבציה של הצוותים.
אני מאמין שהפתרון נמצא, איך לא, בעולם המולטימדיה. בטכנולוגיית Audio Video – חדרי ישיבות חכמים, המותאמים באופן מדויק לצרכים, לשיטות העבודה ולתרבות הארגונית.
יש קיצורי דרך, אבל הדרך הקצרה יותר, היא בדר"כ יקרה, הרבה יותר.
כמו תמיד, הכל מתחיל בתכנון נכון. ולא, אין צורך בחודשים של תכנון. זה רק עניין של מתודולוגיה סדורה ומהירה המאפשרת ללמוד את הארגון, לאפיין את צרכיו, את השירות וסגנון ההתנהלות של הצוותים ואת מבנה ומספר החדרים. ואז לתכנן חדרי ישיבות חכמים ופשוטים לתפעול, שיהפכו את הפגישות לנינוחות ואינטואיטיביות, כאילו מדובר בישיבה פרונטלית רגילה בה כולם נוכחים.
אז איך עושים את זה?
ארבעה טיפים שיעלו לכם רק בדקת קריאה אבל עשויים לחסוך להם הרבה:
1. כוחו של המסך– מסך רב מגע Multi-touch הוא הבסיס שלנו. שלבו מסך המאפשר להציג את מה שמוצג עליו, גם עבור המשתתפים המרוחקים. המסך מאפשר להם לראות גם את הסימנים והמסרים שמצייר הדובר ע"י נגיעה במסך הגדול שבחדר הישיבות.
2. המצלמה המתאימה. אחד האתגרים השכיחים הוא הצורך לכוון את המצלמה לדובר באופן חלק ונעים לעין (ולאוזן). אלא שלכל אחד מאיתנו יש סגנון התנהלות שונה בפגישה. יש כאלה שמסתובבים בחדר, שזזים עם הכיסא, שקמים כל שניה ללוח ועוד.
מומלץ לבחון את התכונות המגוונות של המצלמות הקיימות בשוק ולהתאים את ההצטיידות לצרכים. למשל- אם אתם זקוקים להבלטת/הצגת הדובר, קיימות מצלמות אשר מכילות טכנולוגיה המאפשרת סימון מסביב לראשו, או ביצוע תקריב אוטומטי (זום אין).
3. מיקרופונים חכמים המבטלים רעשי רקע הם game changer אמיתי. פזרו מיקרופונים תקרתיים בחלל. כך תהנו מאיכות שמע מעולה מכל נקודה בחדר. גם כאשר הדובר עם גבו למצלמה או כאשר מספר משתתפים מדברים בעת ובעונה אחת.
חשוב להבין שמה ש"רעשי" פגישה פרונטאלית כדוגמת ערבוב כוס הקפה או רעשי הקלדה, נתפשים כחלק מהחוויה המשולבת של חוש הראייה והשמיעה. אולם שמיעה מרוחקת של הרעשים ללא ה"קונטקסט" יכולה להוציא מן הדעת.
4. הכוח בידיים שלכם! מערכת בקרה חכמה שמנצחת על התזמורת. מערכות הבקרה המשווקות כיום הן חכמות מאוד. אבל הן גם מגיעות עם ממשק משתמש פשוט ואינטואיטיבי. ממשק שממוקד באופציות הניתנות לשינוי על ידי כל משתמש. המטרה היא שמערכת ה- AV תספק פתרון מלא במינימום מעורבות של המשתמשים. החל מהאפשרות להדלקה אוטומטית בעת כניסה לחדר (או בהתאם לזימון ביומן הארגוני), וכלה בהתאמות עוצמת הקול בהתאם לכמות הנוכחים.
בינה מלאכותית בחדרי ישיבות
אי אפשר לסיים מאמר כזה בלי להזכיר את הבינה המלאכותית, אשר כוחה הוא בלמידה וזיהוי דפוסים. האם יש מקום טוב יותר לזהות דפוסים, מאשר בחדרי ישיבות שאינם משתנים?
מערכות בינה מלאכותית עתידות ללמוד את דפוסי ההתנהגות של צוותי העבודה בחדרי הישיבות. ואז יכולו לספק להם את הפתרונות, בהתאם למידע שנאסף. כך למשל כשמישהו ממשרד אדריכלים יפרוש תכנית גדולה על שולחן הישיבות, המערכת תדע לעבור למצלמה שמעל השולחן. ואז גם המשתתפים המרוחקים יוכלו לראות לפרטי פרטים את התוכניות, ולהיות חלק מהדיון.
יתרון נוסף של הבינה המלאכותית, שעתיד ליצור שינוי אמיתי בחדרי ישיבות חכמים, הוא היכולת בזיהוי והבנת השפה. דמיינו מצב שבו המערכת תוכל להעביר את כל הנוכחים ההיברידיים למצב "השתק" במידה והיא מזהה שמנהל הישיבה ביקש כבר פעמיים "שקט" וזה לא עבד.
מסתבר ש- ai צפוי לא רק "לגזול" מקומות עבודה. במקרים רבים הוא ישדרג אותם.
